Трудовой кодекс дополнен новыми статьями 221-223, устанавливающими особенности ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений (ЭДО). Предоставление возможности ведения ЭДО позволит повысить оперативность оформления трудовых отношений и расширить географию трудоустройства: соискатели смогут найти работу в других регионах, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор, а работники будут без посещения кадровой службы подписывать кадровые документы.

Вводится понятие электронных документов (документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе), которые теперь могут применяться наравне с документами, оформленными на бумажном носителе.

При этом новые правила не распространяются на такие документы, как трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности), акты о несчастных случаях на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

ЭДО вводится работодателем на основании локального акта, принимаемого с учетом мнения профсоюзной организации. В этом акте должны быть определены: информационная система, с использованием которой осуществляется ведение ЭДО (информационная система работодателя либо Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»), категории работников, в отношении которых применяется ЭДО, а также условия информирования о введении ЭДО.

По общему правилу, переход на ЭДО возможен только с письменного согласия работника. При этом соискатель может дать его в электронном виде, а в отношении лиц, не имевших опыта работы по состоянию на 31 декабря 2021 года, получение согласия с 2022 года не требуется.

Стороны трудовых отношений подписывают документы с использованием электронной подписи. В частности, для этого может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, требования к основаниям и порядку использования иных видов электронной подписи установлены статьей 223 Трудового кодекса. Все расходы по обеспечению работников электронными подписями несет работодатель.

Участники завершившегося в ноябре эксперимента по переходу на электронные документы могут продолжить использовать ЭДО при условии завершения перехода на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года.

С 1 марта 2023 года будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые определят Росархив и Минцифры с учетом практики использования ЭДО.

Источник: gossluzhba.gov.ru